Knowledge Management Capture and codification

Knowledge Capture and Codification merupakan fase pertama dari siklus Knowledge Management, yang berkaitan dengan upaya mendapatkan tacit knowledge sehingga dapat menjadi explicit dan explicit knowledge menjadi terorganisasi dan terkodifikasi. Tahap ini masih pada tahap mendapatkan /identifikasi, belum sampai pada penciptaan pengetahuan. Jika tahapan ini berhasil maka dilanjutkan dengan knowledge sharing and dissemination lalu knowledge acquisition and application. Aktivitasnya meliputi discovery, organization an integrated of knowledge into the fabric of organization sehingga menjadi part of knowledge base of organization. Setiap organisasi memiliki sebuah memory yang merupakan pengalaman karyawan dikombinasikan dengan tangible data dan knowledge di organisasi.

Dalam menangkap sebuah pengetahuan, perbedaan harus diciptakan Antara menangkap atau mengidentifikasi pengetahuan yang ada dan penciptaan pengetahuan baru. Dalam kebanyakan organisasi, pengetahuan eksplisit belum atau sudah di identifikasi dank ode pengetahuan biasanya hanya mewakili sebagian ujung gunung es.

Pengetahuan yang sudah di dapat itu bisa menangkap hampir seluruh host kegiatan dari organisasi, rincian informasi pelanggan ke dalam database tunggal untuk membuat sebuah program yang digunakan untuk mentoring.

 

TACIT KNOWLEDGE CAPTURE

Tacit konowledge ditangkap dengan mengubahnya ke dalam repertoire pengetahuan, yang berupa fakta dan aturan yang jelas dan mudah dipahami, yang meliputi procedural dan declarative knowledge.

Yang sukar adalah menangkap tacit knowledge karena ini merupakan menangkap pengalaman, keahlian individu dalam organisasi dan menyediakan bagi siapapun yang membutuhkannya.Tacit akan tetap tacit sampai ada yang mengajukan pertanyaan hingga menjadi explicit.Capture explicit knowledge adalah merupakan pendekatan sistematik untuk capture, organizing dan refining informasi agar mudah ditemukan dan digunakan untuk proses belajar dan problem solving. Capture knowledge dapat dilakukan dalam tingkatan individu serta kelompok dalam organisasi.

Di tingkatan individu, dilakukan dengan wawancara ahli, belajar dengan diberi petunjuk, belajar dari observasi, story telling, adhoc sessions, road maps, learning history, action learning, E-learning, learning dengan pembicara tamu dan benchmarking. Di tingkatan organisasi, dilakukan dengan vicarious learning, experiental learning dan inferential process.

EXPLICIT KNOWLEDGE CODIFICATION

Explicit knowledge codification merupakan upaya untuk menjadikan pengetahuan menjadi tangible dan explicit ke dalam dokumen sehingga dapat dikomunikasikan lebih luas dan murah. Kualitas kodifikasi meliputi akurasi, kemudahan dibaca/dipahami, diakses, kemutakhiran dan kredibilitasnya. Teknik yang bisa dipakai adalah cognitive maps, decision trees, knowledge taxonomies dan task analysis.
Untuk memungkinkan hal-hal ini terjadi maka perlu :
- Pemberian penghargaan pada kontributor pengetahuan
- Ingat untuk melupakan, yaitu mengingat kegagalan sehingga tidak perlu dilakukan kembali
- Jangan menghilangkan pengetahuan saat transfer
- Ingat paradox nilai knowledge, yaitu semakin tacit semakin berharga sehingga perlu untuk menggali pengetahuan tacit.